Korrespondenztipps
Vorgehen beim Lösen von Korrespondenzaufgaben
Problem studieren, Zweck bestimmen
Was will ich mit dem Brief erreichen? (Verhandlungsziel)
Inhalt
Woher hole ich die notwendigen Informationen?
Was ist für den Briefzweck wichtig?
Wie gliedere ich den Briefinhalt sinnvoll?
| T | Tatsachen | Worum geht es? |
| A | Aktion | Was will ich? |
| R | Reaktion | Was erwarte ich? |
Disposition und Entwurf
Immer wieder speichern!
Kritische Prüfung des Entwurfs
Inhalt: Kann ich damit das Verhandlungsziel erreichen?
Stil/Ton: Dem Briefzweck und Partner angepasst?
Interpunktion und Rechtschreibung: korrekt, keine (Flüchtigkeits-)Fehler!
Darstellung: Übersichtlich, lesefreundlich, wesentliches hervorgehoben.
Rechter Textrand: Silbentrennung nicht vergessen!
Ausdruck und Brief nochmals sorgfältig durchlesen.
Schreiben Sie Briefe, die ankommen!
Texte mit vielen Verben sind flüssiger – vermeiden Sie zu viele Substantive:
Die Software wird im Herbst zur Anwendung kommen
Im Herbst setzen wir die neue Software ein.
Wir bitten Sie um baldige Benachrichtigung.
Bitte benachrichtigen Sie uns bald.
Schreiben Sie gesprächsnah statt floskelhaft:
In Bezug auf unser gestern geführtes Telefongespräch
teile ich Ihnen heute mit, dass wir die Ware in einer Woche liefern können.
Die Ware trifft in einer Woche bei Ihnen ein. Vielen Dank für den Auftrag.
Wir möchten Ihnen mitteilen, dass der Schweizer
Atlas ab heute aufliegt.
Rechtzeitig auf die Wandersaison hin ist der neue Schweizer Atlas erschienen.
Sie erhalten die überarbeitete Auflage mit vielen Ausflugstipps ab heute
in allen Buchhandlungen.
Schreiben Sie wirkungsvolle Briefe
– Briefe, die gern gelesen werden!
In der beiliegenden Patienten-Broschüre ersehen
Sie alle wichtigen Informationen.
Am kommenden Montag werden Sie in der Chirurgischen Abteilung operiert. Wir
danken Ihnen für das Vertrauen, das Sie unserer Klinik schenken. Damit
Sie sich noch besser auf Ihren Aufenthalt vorbereiten können, erhalten
Sie heute die Patientenbroschüre. Bitte beachten Sie die Seiten …
Auch im Schlussteil des Briefes Floskeln
vermeiden:
Allfällige Fragen beantwortet Ihnen gerne unsere
Frau Meier.
Haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht, uns anzurufen. Frau Ruth Meier, Leiterin
Kundendienst, hilft Ihnen gerne weiter. Direktwahl …
Für Ihre Bemühungen danken wir Ihnen im Voraus
bestens und verbleiben mit freundlichen Grüssen
Vielen Dank für Ihre Arbeit/Unterstützung/Hilfe/Dienstleistung.
Freundliche Grüsse
Diese Empfehlungen stammen aus dem Buch «Briefe ohne Floskeln» von Angelika Rahmer, Verlag SKV Zürich.
So werden Ihre Briefe bewertet
| Gewichtung | Element |
| 50 % | Inhalt
|
| 40 % | Sprache
|
| 10 % | Darstellung
|
