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Korrespondenztipps

Vorgehen beim Lösen von Korrespondenzaufgaben

Problem studieren, Zweck bestimmen
Was will ich mit dem Brief erreichen? (Verhandlungsziel)

Inhalt
Woher hole ich die notwendigen Informationen?
Was ist für den Briefzweck wichtig?

Wie gliedere ich den Briefinhalt sinnvoll?

    T Tatsachen Worum geht es?
    A Aktion Was will ich?
    R Reaktion Was erwarte ich?

 

Disposition und Entwurf
Immer wieder speichern!

Kritische Prüfung des Entwurfs
Inhalt: Kann ich damit das Verhandlungsziel erreichen?
Stil/Ton: Dem Briefzweck und Partner angepasst?
Interpunktion und Rechtschreibung: korrekt, keine (Flüchtigkeits-)Fehler!
Darstellung: Übersichtlich, lesefreundlich, wesentliches hervorgehoben.
Rechter Textrand: Silbentrennung nicht vergessen!

Ausdruck und Brief nochmals sorgfältig durchlesen.



Schreiben Sie Briefe, die ankommen!

Texte mit vielen Verben sind flüssiger – vermeiden Sie zu viele Substantive:

Die Software wird im Herbst zur Anwendung kommen
Im Herbst setzen wir die neue Software ein.

Wir bitten Sie um baldige Benachrichtigung.
Bitte benachrichtigen Sie uns bald.


Schreiben Sie gesprächsnah statt floskelhaft:

In Bezug auf unser gestern geführtes Telefongespräch teile ich Ihnen heute mit, dass wir die Ware in einer Woche liefern können.
Die Ware trifft in einer Woche bei Ihnen ein. Vielen Dank für den Auftrag.

Wir möchten Ihnen mitteilen, dass der Schweizer Atlas ab heute aufliegt.
Rechtzeitig auf die Wandersaison hin ist der neue Schweizer Atlas erschienen. Sie erhalten die überarbeitete Auflage mit vielen Ausflugstipps ab heute in allen Buchhandlungen.


Schreiben Sie wirkungsvolle Briefe – Briefe, die gern gelesen werden!

In der beiliegenden Patienten-Broschüre ersehen Sie alle wichtigen Informationen.
Am kommenden Montag werden Sie in der Chirurgischen Abteilung operiert. Wir danken Ihnen für das Vertrauen, das Sie unserer Klinik schenken. Damit Sie sich noch besser auf Ihren Aufenthalt vorbereiten können, erhalten Sie heute die Patientenbroschüre. Bitte beachten Sie die Seiten …


Auch im Schlussteil des Briefes Floskeln vermeiden:

Allfällige Fragen beantwortet Ihnen gerne unsere Frau Meier.
Haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht, uns anzurufen. Frau Ruth Meier, Leiterin Kundendienst, hilft Ihnen gerne weiter. Direktwahl …

Für Ihre Bemühungen danken wir Ihnen im Voraus bestens und verbleiben mit freundlichen Grüssen
Vielen Dank für Ihre Arbeit/Unterstützung/Hilfe/Dienstleistung.
Freundliche Grüsse

Diese Empfehlungen stammen aus dem Buch «Briefe ohne Floskeln» von Angelika Rahmer, Verlag SKV Zürich.

 

So werden Ihre Briefe bewertet

Gewichtung Element
50 %

Inhalt

  • Rahmentext in Ordnung
    (Briefdatum, Anschrift, aussagekräftige Inhaltsangabe, Anrede, Gruss, Absender, Unterschrift)
  • Tatsachen (Kontaktbotschaft) gemäss Aufgabe
  • Aktion (Kernbotschaft) gemäss Aufgabe, umfassend, rechtlich korrekt
  • Reaktion (Fortsetzungsbotschaft): passender Schluss

40 %

Sprache

  • keine Rechtschreibe-, Grammatik- und Interpunktionsfehler
  • passender, moderner und partnerschaftlicher Stil (Sie-bezogen!)
  • verständliche Ausdrucksweise
  • Wirklichkeits- statt Möglichkeitsform
  • treffende Ausdrücke
  • keine Wort- und Aussagewiederholungen
10 %

Darstellung

  • korrekte Seitenränder (links 3 cm, rechts 1.5 cm)
  • Silbentrennung (regelmässiger rechter Textrand)
  • keine Flüchtigkeitsfehler
  • Hervorhebungen sparsam und wirkungsvoll eingesetzt
  • Schriftwahl und -grösse gemäss Weisungen
  • neuer Gedanke = neuer Abschnitt = 2 x Enter


 

 

 

Quelle: www.maxsager.ch?m2=33&c=233